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企業として名刺をどのように活用すべきなのでしょうか?

さて今回は日本の営業カルチャーの基本ツールである名刺でのあるあるです。

季節の風物詩 “年賀状”あるある

日本企業ならではの行事、そうです、年末の年賀状作成です。
海外ならクリスマスカードとなるのでしょうが日本の恒例行事年賀状を会社で出す場合、企業、そして宛名についてどのように名寄せするのか?が特に営業アシスタントの方を悩ませているのではないでしょうか?

特に以下の、

・何を元にまとめるか?
→担当者の名刺を集めても重複あるし、、、

・何を元に優先度を決めるのか?
→まさか全部出すの?出して意味あるの?

・何を元に最新情報とわかるのか?
→役職はあってる?部署は最新?組織変更あったとか聞いたけど、、、

についてお困りされていませんか?

ひどいレベルになると会社の接待ゴルフコンペの名簿を元に不足情報を担当者に聞きまわり、担当者は名刺をあさるはめになっている会社もあります。
とりあえず来年に向けてもらった年賀状のリストは整理しておきましょう。
しかしこの企業での年賀状を送る習慣はいつまでつづくのでしょうか、、、、

 

会社としての名刺・企業情報の矛盾

さて、これらの徒労感に襲われる作業は時間ロスだけではなく大きな矛盾を象徴しています。

それは、日本人は渡し方、受け方の作法など個人では名刺を大事にするのに会社レベルになるとこのような混乱が起こるという“名刺”あるあるが日常的に起こっているとも言えます。
新人研修で名刺の受け渡しマナーについて研修する企業も多いかと思いますが、もらった後どうするかまでをきちんと共有されている企業はすくないのではないですか?

 

名刺はもらってからのほうが大事です。

名刺の扱いについて、最近はスマートフォンの普及もあり名刺管理ツールが色々とありますが、あくまでもストックする手法については、そのようなツールをつかうことで問題は解決可能です。

しかし名刺データをどのように使うかは全く別のことです。
営業部隊は名刺を、誰が何をしている人なのか?を見極めてどのような営業活動をするのかを考える必要があります。

 

名刺の利用あるある(イケてない編)

さて、これからどのように利用していけば良いのか“あるある”をベースに考えていきましょう。

・「オレ、この人知ってるよ」
これを聞いたあと、「会える?」と聞くと「会えるほどではない、、、」と単に名刺交換しただけの残念な状態。横から会話に入ってきて「オレ、この人知ってるよ」と言う人の殆どがこのケースではないでしょうか?

・「あれ、確か役職変わったはず、、、」
何から何に変わったのか?最新の名刺はどこ?誰から聞いたの?と全体的に次に取るアクションが決めづらい状況になると思います。中途半端な情報だったら知らないほうがダイレクトに質問したほうが早い。

・「前職時代もらった名刺があるよ。あ、大丈夫、これ誰も知らないから」一見すごい宝の山に見えますが、もしその人が競合会社から転職してきたのなら、、、。

今の会社を辞めるときも同じことをするはず、、、、。

 

会社としてはどうするのか?

このような名刺の取扱いについては個人としての意識の持ち用も大切ですが、会社としてどのように活用していく必要があるのでしょうか。
名刺から企業としてどのように付き合うか?を考えるべきではないでしょうか?

次回は会社組織としての“顧客情報あるある”についてお話します。

では次回!

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