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名刺をカタログのようにファイリングしていませんか?

前回は個人レベルでの“名刺”に関しての日常的なあるあるについて説明しました。
そして今回は会社組織としての“顧客情報あるある”について、名刺情報を共有する観点からお話します。

名刺と企業情報

当たり前のことながら名刺に書かれている情報は、
・所属する企業・組織名称
・所属する部署
・担当者名
・連絡先(電話、FAX、e-mailなど)
など属性とコンタクト方法を表したものです。
これにより企業と個人を紐付けで一つの情報として整理でき、顧客情報の基本要素として重大な役割を果たします。

しかし実際、名刺の持ち主との関係性を利用して営業活動をする必要があります。

たとえば、
・仲が良い→非公式の情報がもらえる
・弊社が嫌いだ→なるべく合わないようにしたいけど、いい情報を刷り込
みたいと言った感じです。

また個人ではなく組織で名刺情報を利用するには、営業活動との関係性を他人が見て判断できる基準が必要となります。
では、その基準はどのように整理するのが一番ラクでしょうか?

よくA-Z、あいうえお順のインデックスに分けて名刺をファイルしている人がいるかと思いますが、他人がみた場合、その名刺の利用方法(=重要度)は誰がみてもわかるものでしょうか?

 

組織としての名刺情報の整理

組織で名刺情報を共有して営業活動に役立てるためには、重要度を判別するインデックスが必須であり、インデックスを如何に効率的・正確に記録、共有することが重要課題になってきます。
どのようにすればよいのでしょうか?

年賀状を出す優先度を思い返してみてください。
振り分ける際の基準は、
・最近会ってないので何かきっかけが欲しい、もっと会う必要がある
・長年の取引先で重要
・重要なポジション
などではないでしょうか?

すなわち、
1.接触時間
2.取引有無
3.役職
の3要素で整理していることがほとんどかと思います。
これらをインデックスにして整理すると誰もがそれぞれの名刺の重要度がわかるはずです。

 

インデックス運用の課題と解決策

残念なことにこのインデックスは運用において大きな問題があります。
先の3要素のうち、特に1と2は可変する情報であることと、名刺には書かれていない情報です。
この情報を記録、整理するのはアナログでの整理、たとえばファイリングするなどでは不可能です。
毎回名刺とその他の情報を突き合わせて見る必要があり、相当な負荷がかかります。

そして解決策ですが、ストレートにいうとITを使うです。
2つ以上の情報での結合・抽出はITを使うと相当容易です。
例えばエクセルで名刺情報を整理されているのであれば、各要素の列を追加し数式やソートを利用すれば必要な名刺情報を抽出できるかと思います。
ただし。情報量(接触日の記録や取引情報)が増えてくるのでエクセルでの管理も限界があります。
そのためにいわゆる、企業向けの名刺管理ソフトや営業支援ソフトが存在するのです。

ただ、いかなる道具を使おうとも、インデックスの設計手法が営業活動での名刺情報利用のキモです。

ITツールを導入してもインデックスがでたらめにふられていたり、意味がわかっていないと全く使えない情報になります。
アナログで利用できない手法はデジタルを導入しても問題を解決しません。

今回のあるあるは、
“名刺をカタログのようにファイリングしている営業担当だからといって売上が伴うわけでない”です。
整理され使い道がはっきりした名刺のみ効果があり、名刺情報の共有はその整理手法がポイントです。

 

今回のまとめです

・名刺情報は営業活動で利用して価値がある
・名刺情報の重要度は3つのインデックスを使って整理
・アナログは限界がある。ITを使うべし
です。

前回、今回と名刺情報にまつわる“顧客情報あるある”、次回は企業情報としての“顧客情報あるある”について説明します。

では、また次回。

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