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セールスフォースのレポートの取り込む方法とは?

初めまして、今回より新たにブログを書かせていただくことになりました山口です。お見知りおきを。

私のブログのテーマは、「Salesforce.comとMotionBoard Cloud の連携」についてです。ご存知のように、Salesforce.comはクラウドのプラットフォームであり、SFA/CRMとして、商談管理や顧客管理の機能が実装されています。様々なデータを登録、集計し、見える形までワンストップで出来る仕組みであります。ただ、あくまでもSalesforce.com上にあるデータのみでしか、表現することが出来ません。また、多くの事が標準機能だけ表現できるのですが、様々なユーザーのすべてのご要望に応えるには少し機能が不足する場合があります。それを補完するのが、「MotionBoard Cloud for Salesforce」 というわけです。

「セールスフォースのレポートを取り込む」とは?
「MotionBoard Cloud for Salesforce」がSalesforce.comとシームレスにつながるのは、標準オブジェクトやカスタムオブジェクト、それらの項目と言ったデータだけではありません。実はレポートともつながります。とは言え、レポートがそのまま使えるのではなく、MotionBoard Cloudに取り込むことにより、MotionBoard Cloudの形式に自動的に変換され、チャートや明細表が表示されるます。今まで作成し、使ってきた多数のレポートが無駄になるわけではなく、上手く流用することが出来ます。

レポートの取り込み手法について
では、具体的なレポートの取り込み手法について、簡単にやり方をまとめてみます。
①明細表やチャート(これらアイテムと言います)を作成したいボードを開き、[編集]モードに入ります。
②左上の[表示]メニューから[Salesforceレポート取込]を選択します。そうすると、[Salesforceレポート取込]画面が表示されます。左側にセールスフォースと同様のフォルダのツリー表示がされます。

Report_No1

③フォルダを選択すると、その中のレポート一覧が右側に表示されます。取り込みたいレポートの種別(チャート or 明細)を選択し、[追加]ボタンをクリックします。
④自動的にMotionBoard Cloudの形式に変換され、レポート基にしたアイテムが作成、配置されます。

Report_No2

基本は、これだけです。これで、MotionBoard Cloud上にアイテムが出来上がります。簡単でしょ。

とは言え、ここでいくつか注意点があります。

作成されるアイテム(チャート、明細表)は?
作成されるアイテムは、そもそものレポートの形式により規定されています。例えば、「表形式」ですと、「明細表アイテム」が作成されますし、サマリー形式だと通常(合計等集計項目があると)は、「チャートアイテム」が規定されます。

Report_No3

とは言ってもその後、切り替えることも簡単にできますので、規定されているからと言ってそれほど気になるレベルではありません。それ以上に、データソースエディタ使用し、セールスフォースのどのオブジェクトのデータをデータソースにするかを一つ一つ設定する手間が省けるだけでも非常に省力化ではないでしょうか。勿論使用したい項目は随時追加削除が出来ますので、半自動ツールとして使用するのがおススメかと思います。
尚、一部のレポートは読み込むことは出来ないなど、いくつかの取り込み時の制限事項はあります。それら詳細についてはヘルプをご確認ください。
また、前年同期比等を表現する結合レポートはそもそも対応ができておりません。結合レポートの再現には、少しコツが必要ですので、それはまたの機会に。

はまる?かもしれないネタ
毎回、はまりそうなネタを一つは入れていきますので、ご参考にして下さい。
レポートの場合は、期間を設定していることが多いと思います。例えば4月1日から30日とか、先週とか、当四半期とか。残念ながら「先週」とか、「過去7日間」とかは、設定していても検索条件として取り込まれません。これは、取り込まれないので、気づくと思います。ただ、会計年度がらみの「当四半期」とか、「今期会計年度」とかは、ちゃんと取り込まれて、検索条件として設定されます。
しかし、システム設定の年初日の設定をしていないと、初期データの1月1日からのデータでしか計算されないので、ご注意を。

Report_No4

データが一部しか取り込まれていない(表示されない)なぁという時は、ここを確認してください。

こんな感じで、セールスフォースとMotionBoard Cloudの連携で出来ること、注意点を書き連ねていきます。次回も乞うご期待ください。

【執筆者】
MotionBoard Cloud導入支援・定着支援パートナー 山口 純平(やまぐち じゅんぺい)
ハウスメーカーにて商品企画、経営コンサルティング会社にて経営支援、営業支援、設計事務所にて営業マネージャー、新事業企画責任者を経て、クラウドコンピューティングの定着支援を専門に行なう株式会社ギミックプロジェクトを設立。ボードの作成は理路整然としている。また独自の研修カリキュラムには定評がある。

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