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スナップショットで差分比較をする

連載5回目「SalesforceとMotionBoard Cloud for Salesforceの連携」の技術ブログは、スナップショットで差分比較をするというテーマです。Salesforceにもスナップショットと言う機能があることをご存知の方も多いと思います。ただし、なかなか使いずらい?とも聞きます。これをMotionBoard Cloud for Salesforceで色々と活用しようというのが今回のテーマとなります。

そもそもスナップショットって何?
Salesforceは、最新情報のデータを取りだし、レポート、ダッシュボードで表現することを得意としています。しかし、逆に最新のデータであるが故、1カ月前、1週間前のデータを比較するのがむずかしいのです。一部のオブジェクト(商談等)は履歴管理も標準でできるのですが、それだけでは足りない部分もあります。それらを補うために、「レポート作成スナップショット(旧名:分析スナップショット)」機能で、データを履歴管理していくことが必要です。ただし、少しコツが入ります。何より保存用(履歴管理用)のカスタムオブジェクトを別途作成しなければならず、少しハードルがあります。また、別オブジェクトでの管理となるため、元データと関連性を持たせるには、トリガーなどの作成が必要となり、よりハードルが上がります。

SalesforceとMotionBoard Cloud for Salesforceのスナップショットとは?
そこで、MotionBoard Cloud for Salesforceの登場です。こちらもSalesforceと同様にスナップショット機能を有しております。何より、手軽であり、履歴データとして999回分まで保存が可能です。そうです、毎日データを蓄積したとしても約3年間分のデータを保存しておくことができます(ちなみに、Salesforceでは最大200回分までです)

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では、実際の設定方法を解説していきます。スナップショットとしてデータを蓄積したいデータソースをまず用意します。今回は、以前作成した取引先データのチャートを利用します。チャートを右クリックし、表示されたメニューから「データ格納」のショートカットボタンを選択します。そうすると、「スナップショット」とメニューが表示されますのでクリックすると、「データストレージ詳細設定(明細)」とウインドウが立ち上がるので、ここで蓄積するデータを設定します。

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そのままデータソースを蓄積することもできますし、①「絞り込み条件」で検索設定を指定し、絞り込むことも可能です。②実行ユーザーを指定することはお忘れなく。また、初期値では③10回分までのデータを蓄積します。11回目のデータが蓄積されると一番古い過去のデータが削除されます。勿論、この回数は変更でき最大999回まで設定できます。また、④いつのデータなのかを付与することができます。この自動生成される項目によって、履歴管理ができます。そして、⑤いつからいつまで、どの時間に蓄積するかを設定することができます。最少間隔は1日です。毎日蓄積しても約3年間分のデータが蓄積できます。データ蓄積の設定はこれだけです。この設定を保存したあとは、所定の時間にデータが蓄積されます。

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ちなみに、スナップショットの運用状況は設定画面で確認できます。管理/格納データ管理/データストレージ管理をクリックすると下記のようなウインドウが開きます。データストレージ名の横に履歴数やレコード数が表示されます。右側のアイコンでは履歴表示や設定の確認等ができます。

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では、蓄積されたデータの活用方法について解説していきます。特に特殊なことはありません。違う点は、データソース作成時に接続先で、「DataStorage」を選択することです。

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その上で、データソースを作成する際に、新規に登録されている「SNAPSHOT_DATETIME」と言う項目を履歴データの日付項目として利用します。これを理解すれば、データの変化を時系列で表現出来ます。是非お試しを!

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はまるかもしれないネタ
今回のスナップショットは自動でタスクが走ります。そのため、そのタスクを実行するユーザーを指定する必要があります。上図の画面でも設定をしていましたが、そもそも、システム設定で登録が必要です。初期設定してすぐに今回のスナップショットを登録したりすると特に問題はないのですが、登録後、数カ月が経過し、Salesforce側のパスワードを定期的に変更していると、MotionBoard Cloud for Salesforceでもそのパスワードの変更設定をしなければなりません。そうしないと、いくら実行ユーザーを設定していても、Salesforceのデータを取りに行く際にエラーとなり、データが蓄積できなくなります。定期的にパスワードの設定変更をしている場合にはご注意下さい。

それでは、次回の技術ブログもご期待ください!

【執筆者】
MotionBoard Cloud導入支援・定着支援パートナー 山口 純平(やまぐち じゅんぺい)
ハウスメーカーにて商品企画、経営コンサルティング会社にて経営支援、営業支援、設計事務所にて営業マネージャー、新事業企画責任者を経て、クラウドコンピューティングの定着支援を専門に行なう株式会社ギミックプロジェクトを設立。ボードの作成は理路整然としている。また独自の研修カリキュラムには定評がある。

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